Typowy obieg faktur zakupowych w firmie często może rodzić różnego rodzaju problemy. W pierwszej kolejności wymaga dość dużej pracy ludzi z kilku działów, lecz również jest niekiedy powodem sporego zamieszania. Faktury dostarczane są do firmy rozmaitymi drogami. Część z nich jest dostarczana wraz z zakupami do magazynu czy działu zakupu, część dochodzi listownie do sekretariatu, a część księgowość dostaje wprost na maila. Tak duży rozrzut miejsc powoduje, że dokumenty często wędrują niepotrzebnie między działami, czasami się gubią i generalnie jest z nimi spore zamieszanie.

Nawet najlepiej zorganizowana obsługa faktur w tradycyjnej wersji może nie ustrzec od takich problemów, a dodatkowo zabiera sporo czasu ludzi, którzy mogliby zająć się czymś innym zamiast szukać zaginionych dokumentów – czytaj o obsłudze faktur. Z tego też powodu firmy decydują się coraz częściej na poprawę jakimś sposobem procesów związanych z rejestracją i obsługą faktur, a z pomocą będą im przychodzić najnowsze technologie.

Jednym z coraz chętniej wybieranych rozwiązań o takim charakterze są programy do elektronicznej archiwizacji i obsługi dokumentów. Wszystkie faktury na papierze, jakie pojawiają się w firmie są w pierwszej kolejności poddane skanowaniu i przerobione na postać cyfrową. Odbywa się to na specjalnych skanerach, umożliwiających odczytywanie tekstu z wydruków. Aktualnie rozpoznanie faktur jest bardzo zaawansowane, nowoczesne algorytmy doskonale sobie radzą z tekstem a ich skuteczność wynosi nawet do 90 procent – czytaj na Tym sposobem znacząco się zmniejsza ilość pracy ludzkiej, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej jakości. Pozostałe dziesięć procent nieprzeczytanych dokumentów wykonywane będzie przez pracowników, a następnie tak przetworzone faktury będą trafiać dalej.

Zrobić między innymi można integrację z programem księgowym, do jakiego zostaną załadowane kompletne informacje o zakupach, wraz ze skanem faktury. Dzięki temu wszystko od razu będzie widoczne dla odpowiednich działów, i tak naprawdę od momentu zeskanowania będzie można dalej z dokumentem pracować.